Politiques de protection des renseignements personnels
et de confidentialité

Contexte

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La présente politique a pour objet d'assurer la protection des renseignements personnels et de régir la façon dont Solutions Web Gen-X inc. (ci-après appelée « Gen-X ») les recueille, les utilise, les communique, les conserve, les détruit ou les gère autrement. En outre, elle vise à informer toutes les parties intéressées de la manière dont Gen-X traite les données sensibles. Elle couvre également le traitement des informations personnelles collectées par Gen-X par le biais de moyens technologiques.

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Conformité aux normes canadiennes de l'industrie

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Chez Gen-X, nous attachons la plus grande importance à la protection de la vie privée et des informations personnelles et professionnelles de nos visiteurs et clients. Cela inclut la confidentialité des documents issus des mandats des clients, qui sont traités avec la plus grande rigueur et dans le respect des normes de sécurité. En outre, nous respectons le Code d'éthique et de déontologie de l'Ordre des traducteurs, terminologues et interprètes agréés du Québec (OTTIAQ). Nous respectons également la Norme nationale du Canada pour les services de traduction CAN/CGSB-131.10-2017, élaborée par l'ONGC (Office des normes générales du Canada) un organisme gouvernemental qui fait partie de Services publics et de l'Approvisionnement du Canada. Une norme élaborée par un organisme d'élaboration de normes (OEN) accrédité par le CCN (Conseil canadien des normes) et approuvée par le CCN, conformément aux exigences du CCN : Exigences et lignes directrices - Accréditation des organismes d'élaboration de normes et Exigences et lignes directrices - Approbation de la désignation des Normes nationales du Canada. Nous respectons le secret de toutes les informations confidentielles obtenues dans le cadre de notre profession et nous prenons des mesures pour veiller à ce que les informations ou les documents protégés par le secret professionnel ne soient jamais divulgués.

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Droits sur la propriété intellectuelle

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Gen-X détient les droits de propriété intellectuelle de tout le contenu affiché sur son site Web, des projets de traduction et de rédaction de contenu, des mémoires de traduction, et des bases de données terminologiques construites par Gen-X. Les droits d'auteur pour le contenu créé, les traductions, les mémoires de traduction et les bases de données terminologiques sont cédés à nos clients lors du paiement final des factures. Tous les nouveaux clients doivent signer un contrat pour tous les services offerts par les Solutions Web Gen-X inc.

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Application de la politique et définitions

 

Cette politique s'applique à Gen-X, y compris, mais sans s'y limiter, à ses administrateurs, employés, consultants, bénévoles et à toute personne qui fournit des services au nom de Gen-X. Elle s'applique également au site Web de Gen-X, ainsi qu'à tous les sites Web contrôlés et maintenus par Gen-X.

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Elle s'applique également à tous les types d'informations personnelles gérées par Gen-X, qu'il s'agisse d'informations sur ses clients, potentiels ou actuels, ses consultants, ses employés, ses membres ou toute autre personne (comme les visiteurs du site Web ou autres). Aux fins de la présente politique de confidentialité et sur les données, les informations personnelles sont toutes les informations concernant une personne qui permettent directement ou indirectement de l'identifier. Les exemples incluent le nom, l'adresse, l'adresse électronique, le numéro de téléphone, le sexe, les informations bancaires, les informations sur la santé, l'origine ethnique, la langue, etc.

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Les données sensibles sont des informations pour lesquelles on peut raisonnablement s'attendre à ce que la vie privée soit respectée, par exemple les informations sur la santé, les informations bancaires, les informations biométriques, l'orientation sexuelle, l'origine ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, etc. Les informations personnelles sensibles sont des informations pour lesquelles on peut raisonnablement s'attendre à ce que la vie privée soit respectée.

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En règle générale, les coordonnées professionnelles ou commerciales d'une personne ne constituent pas des renseignements personnels, comme le nom, le titre, l'adresse, l'adresse électronique ou le numéro de téléphone professionnel d'une personne. Plus précisément, en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et à compter du 22 septembre 2023, la collecte, l'utilisation et la communication, la conservation et la destruction, ainsi que la sécurité des données, ne s'appliquent pas aux renseignements d'une personne relatifs à l'exercice d'une fonction au sein d'une entreprise, tels que le nom, le titre, la fonction, ainsi que l'adresse, l'adresse de courriel et le numéro de téléphone au travail. Ces informations ne s'appliquent pas aux informations personnelles qui sont publiques en vertu de la loi, à la date d'entrée en vigueur de la présente politique.

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Collecte, utilisation et partage des données

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Nous sommes les seuls propriétaires des informations collectées sur ce site Web. Nous ne recueillons que les données fournies volontairement par les visiteurs du site et nous ne vendons ni ne partageons jamais ces informations avec des tiers sans leur consentement préalable.  

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Consentement

 

En général, Gen-X recueille les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, à moins qu'une exception ne soit prévue par la loi. Le consentement peut être implicite dans certaines situations, par exemple lorsque la personne décide de fournir ses renseignements personnels après avoir été informée par la présente politique de l'utilisation et de la divulgation aux fins qui y sont indiquées. Ainsi, cette politique et les informations qu'elle contient seront mises à la disposition de la personne concernée au moment de la collecte des renseignements personnels.

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Gen-X doit aussi obtenir le consentement de la personne concernée avant de recueillir ses renseignements personnels auprès de tiers, avant de les communiquer à des tiers ou pour toute utilisation secondaire de ceux-ci. Toutefois, Gen-X peut agir sans consentement dans certains cas prévus par la loi et aux conditions qui y sont énoncées. Les principales situations dans lesquelles Gen-X peut agir sans consentement sont indiquées dans les sections pertinentes de la présente politique.

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Droit d'accès et retrait du consentement

 

Pour exercer son droit d'accès, de rectification ou de retrait du consentement, la personne concernée doit adresser une demande écrite à cet effet au responsable de la protection de la vie privée de Gen-X, à l'adresse courriel indiquée dans la section « Approbation » ci-dessous.

 

Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes peuvent demander l'accès et la rectification de leurs renseignements personnels détenus par Gen-X s'ils sont inexacts, incomplets ou équivoques. Elles peuvent également demander que Gen-X cesse de diffuser les renseignements personnels les concernant ou désindexe tout hyperlien rattaché à leur nom permettant d'accéder à ces renseignements par un moyen technologique, lorsque la diffusion de ces renseignements contrevient à la loi ou à une ordonnance d'un tribunal. Ils peuvent faire de même ou exiger que l'hyperlien donnant accès à ces informations soit réindexé, lorsque certaines conditions prévues par la loi sont satisfaites.

 

Le responsable de la protection de la vie privée de Gen-X doit répondre à ces demandes par écrit dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande. Tout refus doit être motivé et accompagné de la disposition légale justifiant le refus. Dans ce cas, la réponse doit indiquer les voies de recours prévues par la loi et le délai pour les exercer. Si nécessaire, la personne responsable doit aider le demandeur à comprendre le refus. Sous réserve des restrictions légales et contractuelles applicables, les personnes concernées peuvent retirer leur consentement à la divulgation ou à l'utilisation des informations collectées. Elles peuvent également demander à Gen-X quelles informations personnelles sont collectées auprès d'elles, quelles catégories de personnes chez Gen-X y ont accès et combien de temps elles sont conservées.

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Collecte des données

 

Dans tous les cas, Gen-X ne recueillera des informations que si elle a une raison valable de le faire. En outre, la collecte de données sera limitée à ce qui est nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel elles sont collectées. Veuillez noter que les services et programmes de Gen-X ne sont pas destinés aux mineurs et que, plus généralement, Gen-X n'obtient pas intentionnellement d'informations personnelles sur les mineurs (dans ce cas, les informations ne peuvent être collectées auprès d'eux sans le consentement d'un parent ou d'un tuteur).

 

Collecte auprès de tiers : Gen-X peut collecter des informations personnelles auprès de tiers. Sauf exception prévue par la loi, Gen-X demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des informations personnelles la concernant auprès d'un tiers. Si ces informations ne sont pas collectées directement auprès de la personne concernée, mais auprès d'une autre organisation, la personne concernée peut demander à Gen-X la source des informations collectées.

 

Dans certaines situations, Gen-X peut également recueillir des renseignements personnels auprès de tiers, sans le consentement de la personne concernée, si elle a un intérêt sérieux et légitime à le faire et a) si la collecte est dans l'intérêt de la personne et qu'il n'est pas possible de la recueillir auprès d'elle en temps opportun, ou b) si cette collecte est nécessaire pour s'assurer que les renseignements sont exacts.

 

Gen-X peut également collecter des informations personnelles de manière indirecte, notamment en utilisant le logiciel Wix pour la conception du site Web, qui dispose de ses propres conditions et de sa propre politique de confidentialité, qui peuvent être consultées pour plus d'informations. Cette collecte par l'intermédiaire de tiers peut être nécessaire pour utiliser certains services ou programmes, ou pour faire des affaires avec Gen-X. Le cas échéant, Gen-X obtiendra le consentement en temps et lieu.

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Contrôle des données

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Vous pouvez nous contacter à tout moment pour vous renseigner sur les informations que nous détenons sur vous, pour modifier les données vous concernant qui doivent être corrigées ou mises à jour, ou pour nous faire part de vos préoccupations concernant l'utilisation que nous faisons de vos données.

 

Gen-X ne peut utiliser les informations personnelles d'un individu qu'aux fins indiquées dans la présente politique ou à toute autre fin indiquée au moment de la collecte de données. Si Gen-X souhaite utiliser ces informations pour une autre raison ou à d'autres fins, un nouveau consentement doit être obtenu de la personne concernée, lequel doit être obtenu expressément s'il s'agit d'informations personnelles sensibles. Toutefois, dans certains cas prévus par la loi, Gen-X peut utiliser les informations à des fins secondaires sans le consentement de la personne concernée, par exemple :

 

• lorsqu'une telle utilisation est clairement dans l'intérêt de cette personne,

• lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude,

• lorsque cela est nécessaire pour évaluer ou améliorer les mesures de protection et de sécurité.

 

Accès limité : Gen-X mettra en œuvre des mesures pour limiter l'accès aux informations personnelles aux seuls employés et individus de l'entreprise de Gen-X qui ont le droit de connaître ces informations, et pour lesquels ces informations sont nécessaires dans l'exercice de leurs fonctions. Gen-X demandera le consentement de la personne concernée avant d'accorder l'accès à toute autre personne.

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Communications

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En règle générale, et sauf exception indiquée dans la présente politique ou prévue par la loi, Gen-X obtiendra le consentement de la personne concernée avant de divulguer ses informations personnelles à un tiers. En outre, lorsque le consentement est requis et qu'il s'agit de renseignements personnels sensibles, Gen-X obtiendra le consentement exprès de la personne concernée avant de divulguer l'information.

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Toutefois, la divulgation d'informations personnelles à des tiers est parfois nécessaire. Ainsi, des renseignements personnels peuvent être communiqués à des tiers sans le consentement de la personne concernée dans certains cas, y compris, mais sans s'y limiter, les suivants :

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• Gen-X peut communiquer des renseignements personnels  à un organisme public (tel que le gouvernement) qui, par l'entremise de l'un de ses représentants, les recueille dans le cadre de l'exercice de ses pouvoirs ou de la mise en œuvre d'un programme dont il a la gestion.

• Les renseignements personnels peuvent être transmis à des fournisseurs de services à qui il est nécessaire de communiquer l'information. Par exemple, ces fournisseurs de services peuvent être des organisateurs d'événements, des sous-traitants de Gen-X désignés pour exécuter des mandats dans le cadre de projets administrés par Gen-X et des fournisseurs de services d'informatique en nuage. Dans ces cas, Gen-X doit avoir des contrats écrits avec ces fournisseurs qui précisent les mesures qu'ils doivent prendre pour assurer la confidentialité des renseignements personnels communiqués, que l'utilisation de ces renseignements ne se fait que dans le cadre de l'exécution du contrat et qu'ils ne peuvent conserver ces renseignements après son expiration. En outre, ces contrats doivent prévoir que les fournisseurs doivent notifier au responsable de Gen-X (indiqué dans la présente politique) toute violation ou tentative de violation des obligations de confidentialité concernant les informations personnelles communiquées, et doivent permettre à ce responsable d'effectuer toute vérification relative à cette confidentialité.

• Si cela est nécessaire à la conclusion d'une transaction commerciale, Gen-X peut également communiquer des renseignements personnels, sans le consentement de la personne concernée, à l'autre partie de la transaction et sous réserve des conditions prévues par la loi.

 

Divulgation à l'extérieur du Québec : Il est possible que des renseignements personnels détenus par Gen-X soient divulgués à l'extérieur du Québec, par exemple lorsque [nom de l'entreprise] utilise des fournisseurs de services en nuage dont le ou les serveurs sont situés à l'extérieur du Québec ou lorsque Gen-X fait affaire avec des sous-traitants situés à l'extérieur de la province.

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Informations complémentaires sur les technologies utilisées

 

Les témoins (cookies) sont des fichiers de données envoyés à l'ordinateur du visiteur par son navigateur Web lorsqu'il visite un site Web, et peuvent être utilisés à plusieurs fins. Les sites Web contrôlés par Gen-X utilisent des témoins, notamment :

 

• pour mémoriser les paramètres et les préférences des visiteurs, par exemple pour la sélection de la langue, et pour permettre le suivi de la consultation du site en cours,

• à des fins statistiques, pour suivre le comportement et le contenu des visiteurs, et pour aider à améliorer le site Web.

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Les sites Web contrôlés par Gen-X utilisent les types de témoins suivants :

 

• Témoins de session : il s'agit de fichiers témoins temporaires qui ne sont stockés que pour la durée de votre visite sur le site Web.

• Témoins persistants : ils sont conservés sur l'ordinateur jusqu'à leur expiration et sont récupérés lors de la prochaine visite du site.

• Certains fichiers témoins peuvent être désactivés par défaut et les visiteurs peuvent choisir d'activer ou non ces fonctions lorsqu'ils visitent les sites Web de Gen-X.

 

Il est également possible d'activer et de désactiver l'utilisation des témoins en modifiant les préférences dans les paramètres du navigateur utilisé.

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Google Analytics

 

Le site Web de Gen-X peut utiliser Google Analytics pour permettre son amélioration continue. Google Analytics permet d'analyser la manière dont un visiteur interagit avec un site Web. Google Analytics utilise des fichiers témoins pour générer des rapports statistiques sur le comportement des visiteurs de ces sites et sur le contenu consulté. Les informations provenant de Google Analytics ne seront jamais partagées par Gen-X avec des tiers. Vous pouvez installer un module complémentaire de navigateur à option de retrait pour désactiver Google Analytics si vous souhaitez.

 

Conservation et destruction des données personnelles

 

À moins qu'une période de conservation minimale ne soit requise par la loi ou la réglementation applicable, Gen-X ne conservera les informations personnelles qu'aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des objectifs pour lesquels elles ont été collectées. Les informations personnelles utilisées par Gen-X pour prendre des décisions concernant une personne doivent être conservées pendant une période d'au moins un an après la décision en question, voire sept ans après la fin de l'exercice fiscal au cours duquel la décision a été prise si elle a des incidences fiscales, par exemple les circonstances d'une cessation d'emploi.

 

À la fin de la période de conservation ou lorsque les informations personnelles ne sont plus nécessaires, Gen-X veillera à les détruire ou à les rendre anonymes (c'est-à-dire que les données ne permettent plus d'identifier l'individu de manière irréversible et qu'il n'est plus possible d'établir un lien entre l'individu et ses informations personnelles) et à les utiliser à des fins légitimes.

 

La destruction des informations par Gen-X se fera de manière sécurisée afin d'assurer la protection de ces informations. Cette section peut être complémentaire à toute politique ou procédure adoptée par Gen-X concernant la conservation et la destruction des informations personnelles, le cas échéant. Pour de plus amples informations, veuillez contacter le responsable de la protection de la vie privée de Gen-X (précisé dans la présente politique).

 

Responsabilités de Gen-X

 

De manière générale, Gen-X est responsable de la protection des informations personnelles qu'elle détient. Le responsable de la protection de la vie privée de Gen-X est la présidente de l'entreprise. De façon générale, elle est responsable du respect de la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels. La personne responsable doit approuver les politiques et les pratiques régissant la gouvernance des renseignements personnels. Plus spécifiquement, cette personne est responsable de la mise en œuvre de la présente politique et s'assure qu'elle est connue, comprise et appliquée. La présidente de Gen-X assume les fonctions du responsable de la protection de la vie privée.

 

Les employés de Gen-X qui ont accès à des renseignements personnels ou qui sont autrement impliqués dans leur gestion doivent en assurer la protection et se conformer à la présente politique. Les rôles et responsabilités des employés de Gen-X tout au long du cycle de vie des renseignements personnels peuvent être précisés par toute autre politique de Gen-X à cet égard, le cas échéant.

 

Sécurité des données

 

Gen-X s'engage à mettre en œuvre des mesures de sécurité appropriées pour assurer la protection des informations personnelles sous son contrôle. Les mesures de sécurité mises en place correspondent, entre autres, à la finalité, à la quantité, à la diffusion, au support et à la sensibilité des informations. Cela signifie que les informations qui peuvent être considérées comme sensibles nécessiteront des mesures de sécurité plus strictes et une plus grande protection. En particulier, et conformément à ce qui a été mentionné ci-dessus concernant l'accès limité aux informations personnelles, Gen-X prend les mesures nécessaires pour imposer des contraintes sur les droits d'utilisation de ses systèmes d'information afin que seuls les personnes qui ont besoin d'y avoir accès soient autorisées à le faire.

 

Procédure de traitement des plaintes

 

Toute personne qui souhaite déposer une plainte concernant l'application de la présente politique ou, plus généralement, concernant la protection de ses renseignements personnels par Gen-X, doit le faire par écrit en contactant le responsable de la protection de la vie privée de Gen-X à l'adresse courriel indiquée dans la section « Approbation ».

 

La personne sera invitée à fournir son nom, ses coordonnées, y compris un numéro de téléphone, ainsi que l'objet et les motifs de la plainte, de manière suffisamment détaillée pour permettre à Gen-X d'évaluer la plainte. Si la plainte n'est pas suffisamment précise, le responsable de la protection de la vie privée peut demander toute information supplémentaire qu'il ou elle juge nécessaire pour évaluer la plainte.

 

Gen-X s'engage à traiter toutes les plaintes reçues de manière confidentielle. Dans les 30 jours suivant la réception de la plainte ou après réception de toutes les informations supplémentaires jugées nécessaires et requises par le responsable de la protection de la vie privée de Gen-X pour la traiter, ce dernier l'évaluera et fournira une réponse écrite raisonnable par courriel au plaignant. L'objectif de cette évaluation sera de déterminer si le traitement des informations personnelles par Gen-X est conforme à la présente politique, à toute autre politique et pratique en place au sein de l'entreprise, ainsi qu'aux lois et règlements applicables.

 

Si la plainte ne peut être traitée dans ce délai, le plaignant doit être informé des raisons de la prolongation, des progrès réalisés dans le traitement de la plainte et du délai raisonnable nécessaire pour fournir une réponse définitive. Gen-X doit conserver un dossier distinct pour chaque plainte reçue. Chaque dossier contient la plainte, l'analyse et la documentation étayant son évaluation, ainsi que la réponse envoyée à la personne qui a déposé la plainte.

 

Vous pouvez également déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec ou de tout autre organisme de surveillance de la protection des renseignements personnels responsable de l'application de la loi concernée par l'objet de la plainte. Toutefois, Gen-X invite toute personne intéressée à communiquer d'abord avec son responsable de la protection des renseignements personnels et à attendre que Gen-X ait terminé son traitement.

 

Approbation

 

Cette politique est approuvée par le responsable de la protection de la vie privée des Solutions Web Gen-X inc., dont les coordonnées professionnelles sont les suivantes :

 

Responsable de la protection des informations personnelles :

 

Natasha Tatta

625, rue Joncas

Laval, Quebec H7X 2R2

info@genxtranslationservices.com

Tél: 514-358-1378

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Pour toute demande, question ou commentaire concernant cette politique, veuillez contacter la personne responsable par courriel.

 

Publication et modifications

 

Cette politique est publiée sur le site Web de Gen-X, ainsi que sur tous les sites Web contrôlés et maintenus par Gen-X, auxquels cette politique s'applique, en ce qui concerne les informations personnelles qui y sont collectées. Cette politique est également diffusée par tout moyen approprié pour rejoindre les personnes concernées. Gen-X fera de même pour toute modification à la présente politique, laquelle doit également être notifiée aux personnes concernées.